Ablaufplan

Folgender Ablaufplan soll euch beispielhaft zeigen, wie ihr eure Unternehmung gut planen könnt.

Oktober – Abstimmung des Lagers

Es wird festgelegt, dass ein Lager stattfindet. Rahmenbedingungen werden festgelegt:

• Termin 
• Ort 
• Beteiligte
• Stufen 
• Verantwortliche 

Zuständig: Vorstand, Stufenleitungen

November – Finanzplanung Teil 1

Anhand der Rahmenbedingungen werden Ein- und Ausgabepositionen in einem Kalkulationsschema z.B. in Form einer Excel-Tabelle dargestellt – EXKURS Kalkulation  Analog zum Kalkulationsschema wird ein Kassenbuch angelegt.  Die Möglichkeiten der Bezuschussung werden geklärt Förderbedingungen Höhe der Förderung Fristen für die Beantragung
Zuständig: Vorstand, Kassenwart, Lagerleitung

Dezember – Finanzplanung Teil 2

Die Abgabefrist für alle Maßnahmen, die zum Ende des Jahres laufen, ist der 08.01. des Folgejahres.
Zuständig: Vorstand, Lagerleitung

Liquiditätsplanung  Worst-Case-Szenario   
Zuständig: Vorstand, Kassenwart, Lagerleitung

Januar – Stammesversammlung 

Der Haushaltsplan für das Kalenderjahr wird beschlossen und damit auch der Finanzplan für das Ferienlager.
Zuständig: Vorstand, Stammesversammlung 

Februar – Info: Beantragung Sonderurlaub 

Leiter von Ferienmaßnahmen haben die Möglichkeit für diese Tätigkeit Sonderurlaub zu bekommen. Der Verdienstausfall kann aus Landesmitteln erstattet werden. 
Zuständig: Vorstand, Lagerleitung 

März/April – Anmeldung Landesmittel bis 07.03. 

Im DPSG-Diözesanbüro wird die Maßnahme zur Bezuschussung aus Landesmitteln online angemeldet. Frist ist hier verbindlich der 07.03. 
Zuständig: Vorstand, Lagerleitung 

März/April – Schulung der Leiter  

Es ist notwendig, dass alle Leiter des Ferienlagers entsprechend ausgebildet sind: Lagerleitung: Woodbadgekurs, mindestens aber Modulkurs 
Bei mehr als 10 Teilnehmenden muss eine weitere Leitungsperson je 10 Teilnehmenden die Ausbildungsbausteine Teamarbeit (1b), Gewalt gegen Kinder und Jugendliche Sensibilisierung und Intervention (2d), Erste Hilfe (3.b), Planung und Durchführung von Maßnahmen (3.c) oder eine vergleichbare Ausbildung absolviert haben. Abrechner: Finanzschulung
Zuständig: Lagerleitung 

Juni/Juli/August – Sommerferien 

Das Lager findet statt.

August – Abrechnung

Die Abrechnung der Landesmittel muss bis spätestens vier Wochen nach dem Lager erfolgen. Für Maßnahmen, die in den Sommerferien liegen, muss die Abrechnung spätestens vier Wochen nach den Ferien erfolgen.
Zuständig: Abrechner, Lagerleitung  

Dezember – Jahresabschluss

Die Endabrechnung des Lagers wird erstellt und dem Vorstand bzw. der Stammesversammlung vorgelegt.
Zuständig: Abrechner, Lagerleitung

Hinweis: Die Abgabefrist für alle Maßnahmen, die zum Ende des Jahres laufen ist der 08.01. des Folgejahres. Des Weiteren müssen bis zum 08.01. auch alle Auslagen- und Reisekostenabrechnungen vorliegen.