Das Rechnungswesen

Das Rechnungswesen

Das Rechnungswesen (Buchführung) ist die Grundlage für die Geschäftsführung eines Vereines und erfüllt folgende Funktionen: 

Planung 

Durch die Darstellung der geplanten Ausgaben und der dafür notwendigen Finanzmittel (Einnahmen) für das jeweils folgende Jahr ist es die Planungsgrundlage insbesondere für die Geldbeschaffung. Der aufgestellte Haushaltsplan ist außerdem die Handlungsgrundlage für den Vorstand.  

Überwachung 

Durch die regelmäßige Erfassung aller Ein –und Ausgaben bietet es jederzeit die Möglichkeit einer Aussage über die aktuelle Haushaltslage und die Einhaltung des Haushaltsplanes.  

Dokumentation 

Durch die Erfassung aller Zahlungsvorgänge in Form von Belegen, die systematische Zuordnung zu verschiedenen Arten von Ein- und Ausgaben und letztlich den Jahresabschluss wird die Geschäftsführung angemessen dokumentiert. Es muss sichergestellt sein, dass alle Belege 10 Jahre aufbewahrt werden.  Die Buchführung ist ordnungsgemäß, wenn sie folgende Anforderungen erfüllt: 

Angemessen 

Jeder Stamm muss eine für sich angemessene Form der Buchführung finden, die die oben genannten Funktionen erfüllt. Dabei kann ein handgeschriebenes Kassenbuch mit einem dazugehörigen Belegordner ebenso angemessen sein wie ein selbst erstelltes Excel-Sheet oder ein preisgünstiges professionelles Buchhaltungsprogramm.  

Entscheidend ist, dass der Kassenwart mit dem gewählten System seine Aufgaben gut erledigen kann. In der Regel wird man sich einer sogenannten einfachen Ein- und Ausgabenrechnung bedienen.  

Zeitnah 

Damit das Rechnungswesen seine Überwachungsfunktion erfüllen kann, müssen alle Zahlungsvorgänge zeitnah erfasst werden und auch Abrechnungen für Veranstaltungen sehr schnell, d.h. in der Regel innerhalb von 4 Wochen erstellt werden müssen. 

Vollständig 

Sämtliche Zahlungsvorgänge müssen erfasst werden. Das bedeutet, dass alle Bankkonten und auch alle Handkassen in das System integriert werden müssen. 

Übersichtlich 

Die Darstellung des Jahresabschlusses z.B. gegenüber der Stammesversammlung muss derart sein, dass sich die Mitglieder leicht ein Bild von der Vermögenslage machen können.  

Keine Buchung ohne Beleg 

Belege dienen in der Buchführung dazu, einzelne Zahlungsvorgänge zu dokumentieren. Belege werden meist vom Zahlungsempfänger ausgestellt und dienen dann als Zahlungsbeweis. Ein Beleg ist dann ordnungsgemäß, wenn er folgende Frage beantwortet: 

Wer hat wann wem aus welchem Grund welchen Betrag gezahlt? 

Bei der Abrechnung von Zuschüssen sind Belege ein zentraler Bestandteil. Ordentliche Belege dienen wesentlich dazu, einer Abrechnung für öffentliche Zuschüsse ein schlüssiges Gesamtbild zu geben. Eine Übernachtungsrechnung, auf der die Anzahl der Teilnehmer der Teilnehmerliste und die Dauer einer Veranstaltung wiederzufinden ist, ohne Rechenkunststücke vollführen zu müssen, vereinfacht eine Abrechnung enorm.